Soluciones
Cinco situaciones que vemos con frecuencia en pymes. Para cada una: qué revisaríamos, qué podría cambiar, cómo se mediría y qué experiencia la respalda.
Capturas duplicadas
El mismo dato se escribe en dos o tres lugares, y con el tiempo las copias dejan de coincidir.
Qué revisaríamos
Dónde se captura el mismo dato más de una vez, quién lo captura, con qué herramienta y qué diferencias terminan apareciendo entre copias.
Qué podría cambiar
Un registro único de captura con campos definidos, listas controladas y validaciones simples, del que se alimenta todo lo demás.
Cómo se mediría
Pasos y campos repetidos antes y después, tiempo de captura por registro y diferencias entre copias en una muestra.
Experiencia del fundador Conciliación de fuentes con reglas para posibles duplicados
Hablemos de este temaInformación repartida
Parte del dato está en una hoja, parte en un chat, parte en un correo y parte en la memoria de alguien.
Qué revisaríamos
Qué información vive en hojas, chats, correos y papeles; cuál es la fuente vigente de cada dato y quién la actualiza.
Qué podría cambiar
Una fuente central por tipo de dato, con responsable y regla de actualización, y una migración ordenada de lo que sigue vigente.
Cómo se mediría
Tiempo para responder una consulta típica, número de lugares que hay que revisar y consultas que todavía dependen de preguntarle a una persona.
Experiencia del fundador Inventario automático de documentos repartidos en carpetas
Hablemos de este temaSeguimientos manuales
Dar seguimiento depende de acordarse, de revisar a mano o de que la persona correcta esté disponible.
Qué revisaríamos
Qué seguimientos dependen hoy de la memoria o de una revisión manual, con qué frecuencia se hacen y qué pasa cuando alguien falta.
Qué podría cambiar
Una lista de pendientes con fecha y responsable, recordatorios automáticos con las herramientas que ya usan cuando aplique y una vista de lo vencido.
Cómo se mediría
Pendientes vencidos sin atender por semana, tiempo dedicado a revisar a mano y tiempo hasta la primera respuesta.
Experiencia del fundador Tablero de pendientes con antigüedad por trámite
Hablemos de este temaReportes tardíos
El reporte llega tarde porque cada cifra hay que reunirla, limpiarla y cuadrarla antes de poder armarlo.
Qué revisaríamos
De dónde sale cada cifra del reporte, quién la reúne, cuántos pasos son manuales y en qué momento se retrasa.
Qué podría cambiar
Un reporte armado desde el mismo registro, con calendario de entrega, definiciones acordadas de cada indicador y los pasos repetitivos automatizados.
Cómo se mediría
Horas por ciclo de reporte, días entre el cierre del periodo y la entrega, y correcciones posteriores al envío.
Experiencia del fundador Tableros e indicadores con reglas de calidad de datos
Hablemos de este temaResponsabilidades poco claras
Hay tareas sin dueño, con dos dueños o que cada quien da por hecho que hace otra persona.
Qué revisaríamos
Quién hace qué, quién decide y quién cubre en una ausencia; qué tareas no tienen dueño y cuáles tienen más de uno.
Qué podría cambiar
Un mapa del proceso con una persona responsable por etapa, criterios para dar una tarea por cerrada y una regla para escalar lo que se atora.
Cómo se mediría
Tareas sin responsable, reprocesos por «pensé que lo hacía otra persona» y tiempo entre la asignación y el primer avance.
Experiencia del fundador Procesos modelados con responsables y matrices RACI
Hablemos de este temaLo que no hacemos
Decirlo desde el inicio ahorra tiempo a los dos.
- No vendemos un software propio ni licencias. Si una herramienta existente resuelve tu caso, la recomendamos e implementamos.
- No implementamos sistemas empresariales completos (ERP) ni integraciones bancarias.
- No prometemos ahorros ni resultados antes de medir tu punto de partida.
- No pedimos bases de datos completas, contraseñas ni datos de tus clientes para el diagnóstico.